Bagi kerani pemula, reka bentuk surat-menyurat yang masuk boleh menjadi ujian kekuatan. Walau bagaimanapun, sebaik sahaja proses itu dipecah menjadi langkah mudah dan mudah difahami, ia menjadi bahagian yang tidak dapat dilihat pada hari bekerja.
Arahan
Langkah 1
Semua dokumen yang diterima oleh organisasi mesti didaftarkan pada hari yang sama, tanpa mengira bagaimana mereka sampai di sana (melalui e-mel, melalui kurier, melalui faks, dll.). E-mel mesti dicetak, mesej telefon mesti dirakam.
Langkah 2
Lajur # 1 jurnal menunjukkan tarikh penerimaan setiap dokumen. Lajur # 2 - nombor pendaftarannya. Nombor tersebut diberikan mengikut urutan penerimaan, dengan setiap tahun kalendar bermula dengan satu. Kemudian setiap dokumen yang dihantar diperiksa: sama ada ia dihantar dengan betul, sama ada bungkusannya utuh. Sekiranya tidak ditandakan "secara langsung", sampul surat atau beg dibuka dan kandungannya diperiksa. Sekiranya terdapat inventori, mereka memeriksanya. Sekiranya beberapa dokumen yang ditentukan hilang, anda perlu membuat tindakan yang sesuai, dan memasukkan catatan dalam jurnal surat-menyurat yang masuk di bahagian "Catatan". Jumlah helaian dengan lampiran ditunjukkan pada lajur No. 3.
Langkah 3
Jenis surat-menyurat dimasukkan di ruangan No.4. Ini boleh menjadi permintaan, laporan rekonsiliasi, surat, sijil, telegram, pemberitahuan, dll. Dua lajur berikutnya menunjukkan pengirim dan nombor surat yang keluar.
Langkah 4
Ringkasan penghantaran mesti ditunjukkan di ruang No. 7. Contohnya, “Mengenai pemberian sijil hutang AA Ivanov. bank "atau" Permohonan untuk mengira semula gaji VV Sidorova ".
Langkah 5
Kemudian surat-menyurat itu diserahkan kepada para penerima, dan setelah menerima ketetapan itu, surat tersebut dimasukkan ke dalam ruangan No. Catatan menunjukkan bahawa dokumen tersebut telah dieksekusi dan di mana ia diajukan.
