Surat kepada pelanggan ditulis jika mustahil untuk menunaikan kewajipan kepadanya oleh organisasi anda, jika dia belum memindahkan wang untuk barang yang dihantar dan jika ada keperluan untuk memberitahunya tentang rangkaian baru.
Arahan
Langkah 1
Mulakan surat anda dengan meminta seseorang yang mewakili organisasi pelanggan. Di bahagian surat ini, ungkapan kesopanan seperti "Dear Ivan Andreevich", "Mister Remizov" sesuai. Sekiranya syarikat pelanggan tidak mempunyai orang tertentu dengan siapa hubungannya terjalin, hubungi "Tuan-tuan yang terhormat".
Langkah 2
Perkenalkan diri anda dengan nama organisasi anda. Gunakan frasa standard, misalnya, "MontazhSpetsStroy LLC ingin menyatakan rasa hormat kami kepada anda dan menginginkan kesejahteraan organisasi anda." Ini akan membolehkan anda mengarahkan pelanggan anda, membaca teks utamanya, dia tidak akan berteka-teki siapa penerima surat tersebut.
Langkah 3
Rumuskan sebab surat itu. Bentuk penulisan dan isi mesej bergantung kepada perkara ini. Alasan yang paling umum untuk menulis surat kepada pelanggan adalah tidak membayar barang yang dihantar atau perkhidmatan yang diberikan. Dalam hal ini, rujuk klausa perjanjian yang relevan, tunjukkan bahawa pelanggan bertanggung jawab membayar invois dalam jangka waktu tertentu. Sekiranya ini bukan surat pertama anda mengenai topik ini, minta tanggungjawab pelanggan kerana tidak memenuhi tanggungjawab yang ditetapkan dalam klausa X perjanjian pembekalan. Harap maklum bahawa sekiranya tidak membayar bil, anda harus pergi ke mahkamah.
Langkah 4
Minta maaf kepada pelanggan jika alasan menulis surat itu adalah ketidakmampuan untuk menyerahkan barang kepadanya dalam syarat yang ditentukan dalam kontrak. Jangan cuba menerangkan sebab-sebab mengapa anda kehilangan masa penghantaran, pelanggan tidak berminat dalam hal ini, lebih baik memberitahu dia tentang berapa lama organisasi anda dapat memenuhi tanggungjawabnya di bawah kontrak. Pada akhir surat, gunakan frasa "Terima kasih atas pengertian anda", "Kami berharap dapat memberikan kerjasama lebih lanjut."
Langkah 5
Maklumkan kepada pelanggan mengenai barisan produk baru yang ditawarkan oleh syarikat anda, jika pasangan anda tidak mengetahui jenis produk yang telah berubah. Dalam surat seperti itu, adalah wajar untuk menunjukkan potongan apa yang akan diterima pelanggan ketika membuat kontrak pembekalan baru sebagai pelanggan biasa.
Langkah 6
Langgan di akhir surat. Tinggalkan maklumat hubungan anda supaya pelanggan tahu bagaimana menghubungi organisasi anda. Doakan yang terbaik untuk organisasi dan orang yang mewakilinya.
