Walaupun terdapat banyak saluran komunikasi, e-mel tetap paling dipercayai untuk hubungan perniagaan. Kelemahannya yang jelas sebelum kontak lisan adalah bahawa penerima hanya boleh mengabaikan surat itu. Agar tidak menulis ke dalam kekosongan, penting untuk mengetahui peraturan surat-menyurat e-mel perniagaan.
Tema adalah kepala
Keberkesanan korespondensi perniagaan elektronik banyak bergantung pada topik yang tepat. Setelah meneliti senarai mesej yang dihantar, penerima mungkin akan meninggalkan sepucuk surat tanpa subjek pada akhir hari bekerja, lebih mengutamakan tajuk yang lebih penting.
Subjek dalam format "dari Alexander", "untuk Vitaly" dan tajuk abstrak yang lain hanya sesuai jika penerima sedang menunggu surat dan dalam perbualan baru-baru ini telah dimaklumkan mengenai pengiriman maklumat penting yang akan segera tiba. Untuk semua kes lain, topik seperti itu tidak disukai. Mereka tidak menggambarkan alasan untuk rayuan, intipati surat dan kepentingannya.
Kalimat yang jelas 2-4 perkataan dianggap topik yang baik. Contohnya: "Draf laporan untuk kelulusan", "Tawaran komersial dari LLC" Business-Trade "," On the supply of slate "," Slate. Cadangan untuk dipertimbangkan ".
Terlepas dari tujuan banding, pengarang surat harus berhati-hati untuk menarik perhatian. Oleh itu, catat "Mendesak!", "Pengarah secara peribadi", "Penting!" harus ditunjukkan dalam baris subjek hanya dalam keadaan di mana mesej itu benar-benar mempunyai tahap kepentingan yang sangat tinggi, dan bukan hanya untuk pengirim, tetapi juga untuk penerima. Sekiranya setiap surat dari orang hubungan yang sama disertakan dengan tanda-tanda perhatian yang tidak wajar, penerima akan berhenti memberi respons kepada mereka, dan dalam kes yang melampau, akan menghantarnya ke senarai hitam atau mengarahkan semula kepada bawahan.
Rayuan
E-mel harus bermula dengan mesej. Sangat mustahak untuk menggunakan nama lengkap penerima dan menulisnya tanpa kesilapan. Seorang penerima perhatian yang menyedari kesalahan ejaan pada namanya pasti akan kehilangan kepercayaan kepada pengarang rayuan dan minat untuk meneruskan dialog.
Untuk mengelakkan perkara ini berlaku, walaupun melalui surat secara besar-besaran, anda tidak boleh mengabaikan membaca semula teks surat lamaran sebelum menghantarnya. Kesalahan paling kerap dapat disembunyikan dalam kes akhir ketika menangani, menulis nama keluarga yang kompleks. Terlepas dari status penerima, lebih tepat jika menggunakan nama dan patronimik, jika tidak diketahui, maka dibenarkan menggunakan binaan tradisional yang tradisional: "Selamat petang", "Halo". Sekiranya pengarang dan penerima surat tinggal di zon waktu yang berbeza, rayuan berikut dibenarkan: "Selamat siang", "Selamat malam".
Hargai masa anda sendiri dan orang lain
E-mel mestilah pendek, jelas, dan tidak mengandungi perincian yang menjengkelkan atau tidak perlu. Kualiti ini sangat penting dalam kes di mana korespondensi elektronik berfungsi sebagai permulaan kerjasama perniagaan, dan bukan kelanjutannya.
Dalam perenggan pertama rayuan, penulis mesti memperkenalkan dirinya jika surat-menyurat tidak pernah dilakukan sebelumnya atau terganggu sejak lama. Reka bentuk yang optimum untuk ini adalah ungkapan tradisional: “Anda bimbang tentang Vasily Kuznetsov, seorang pekerja Business Trade. Saya ingin meneruskan perbincangan kami mengenai pertimbangan cadangan pembekalan saluran”.
Selanjutnya, tawaran itu sendiri harus disampaikan sesingkat mungkin dan, sebagai sumber informasi yang luas, tawaran komersial harus dilampirkan pada surat tersebut.
Semua pemikiran yang lengkap dalam ayat harus dibahagikan secara logik ke dalam perenggan, senarai harus dimasukkan, sorotan dan garis bawah yang berani harus digunakan dengan tepat, yang meningkatkan persepsi pembaca terhadap maklumat dan mengurangkan masa untuk membenamkan topik. Biasanya, e-mel jarang mengandungi lebih daripada 3-5 perenggan.
Pembinaan akhir
Adalah wajar untuk menamatkan e-mel dengan selamat tinggal perniagaan dengan gaya: "Dengan harapan terbaik, …", "Hormat kami, …", dll. Tetapi dengan kata-kata perpisahan seperti "Selalu milik anda, …", anda harus berhati-hati mungkin, kerana nada tidak formal dan penumpuan berlebihan boleh menjadi samar-samar bagi penerima.
Tandatangan mesti disertakan dengan maklumat hubungan. Penting untuk menunjukkan nombor telefon, faks, laman web rasmi organisasi yang diwakili, dan juga alamat e-mel sandaran, kerana penerima melihat alamat hubungan dalam surat itu sendiri.
Pemikiran yang muncul dalam proses penyusunan dokumen tidak boleh diformalkan dalam catatan pos. Seperti yang anda ketahui, ungkapan terlambat untuk menulis hanya sesuai dalam surat-menyurat peribadi. Dan menaip elektronik membolehkan anda mengubah kandungan teks rayuan pada bila-bila masa. Gunakan dalam huruf P. S. mungkin dirasakan negatif oleh penerima, yang, tanpa alasan, mungkin berpendapat bahawa penerima meluangkan masa untuk memasukkan maklumat tambahan secara harmoni dalam surat itu dan memutuskan untuk mengurung dirinya dalam tulisan cepat.
