Beberapa syarikat mempunyai dokumentasi selama beberapa dekad. Untuk mengelakkan kertas penting berkerut atau hilang, kertas perlu dimasukkan ke dalam folder yang diperbuat daripada kadbod atau plastik keras. Berikan setiap kontrak nombor yang terpisah untuk pengenalan diri.
Arahan
Langkah 1
Untuk memudahkan mencari kontrak yang diinginkan, simpan buku rekod. Beri nombor dokumen dan masukkan dalam jurnal ini. Sebagai tambahan kepada nombor, masukkan tarikh kontrak. Entri dalam jurnal akan kelihatan seperti ini: 1. Kontrak No. 123TP bertarikh 22.02.2011. Dalam nota, anda dapat menunjukkan inti pati kontrak, apabila diperlukan oleh gaya dokumentasi korporat.
Langkah 2
Sekiranya terdapat beberapa entiti undang-undang di syarikat itu, buatlah buku kontrak berasingan untuk masing-masing. Gunakan simbol konvensional dalam notasi anda. Sebagai contoh, tuliskan kontrak Masha dan Bears OJSC sebagai 123MM. Dan tandakan sekuriti dari ZAO "Three Little Pigs" dengan 123TP. Tetapkan nombor untuk mengelakkan kekeliruan.
Langkah 3
Apabila perjanjian telah melepasi semua persetujuan, yang ditandatangani oleh pengarah umum kedua-dua pihak, meterai telah diletakkan, itu dapat dimasukkan ke dalam folder. Pilih folder dengan penutup keras - ia akan memastikan keselamatan dokumen. Setiap entiti undang-undang memerlukan foldernya sendiri.
Langkah 4
Sebelum helaian. Ambil lubang pukulan dan pukulan lubang baru. Letakkan dokumen dalam folder dan selamatkan dengan antena khas. Pisahkan satu kontrak dari yang lain dengan helaian A4 kosong.
Langkah 5
Anda juga boleh memfailkan kontrak dengan cara lain. Ini memerlukan fail lutsinar. Letakkan setiap dokumen dalam fail yang berasingan dan sematkan dalam folder.
Langkah 6
Jangan menyimpan terlalu banyak kontrak dalam satu folder - ia boleh menjadi berkerut. Folder harus mudah ditutup, helaian individu tidak boleh dilekatkan.
Langkah 7
Untuk penyimpanan folder dengan kontrak, mempunyai rak yang berasingan di dalam almari. Pada folder, tulis tahun dan entiti sah yang memiliki dokumen tersebut. Ini akan membolehkan anda mencari kertas yang tepat dengan pantas sekiranya diperlukan.
Langkah 8
Tidak perlu menyimpan folder dengan kontrak dari tiga tahun yang lalu setiap masa. Susunnya dalam kotak kadbod, menandatangani tahun dan entiti undang-undang di mana dokumen dikeluarkan. Hantar kotak ke gudang. Pilih tempat kering untuk simpanan. Kelembapan berbahaya pada kertas.
