Kerja pejabat adalah bahagian penting dari aktiviti perusahaan mana pun, yang membolehkan anda menyimpan rekod semua dokumen pentadbiran dan perniagaan. Seorang pekerja atau seluruh unit, yang tugasnya termasuk pekerjaan pejabat, ada di setiap perusahaan, tanpa mengira bentuk pemilikannya. Kerja pejabat yang dihantar dengan cekap adalah jaminan kerja terkoordinasi dengan baik dari seluruh perusahaan dan tindak balas segera terhadap perubahan dalam keadaan perniagaan dan pasaran.
Untuk apa kerja pejabat?
Cepat atau lambat, setelah dimulainya kegiatan, setiap perusahaan berhadapan dengan kebutuhan untuk mengatur pekerjaan dengan dokumen, yang merupakan alat manajemen dasar, kerana dengan bantuan mereka, pemindahan panduan dilakukan, dan keputusan manajemen dikomunikasikan kepada pelakon tertentu. Sistem kerja pejabat di perusahaan dirancang untuk memastikan standardisasi dan keseragaman dokumentasi, mengatur perakaunan dan penyimpanannya untuk memudahkan kerja dengan dokumen perniagaan. Fungsi sistem kerja pejabat merangkumi:
- organisasi aliran kerja yang kompeten, memastikan pemindahan dokumen yang cepat di sepanjang jalan terpendek dengan penggunaan masa yang minimum, yang membolehkan anda mengawal perjalanan dokumen dan pelaksanaannya pada waktunya;
- sistem automatik untuk pendaftaran dan perakaunan semua dokumentasi masuk, keluar dan dalaman;
- pengarkiban dokumen, yang membolehkannya disusun secara sistematik mengikut kriteria formal dan membentuknya menjadi kes;
- pembuatan nomenklatur kes - sistem kod sesuai dengan daftar header kes, memfasilitasi sistematisasinya dan menentukan tempoh penyimpanan arkib yang dibentuk oleh peraturan perundangan atau industri.
Sekiranya semua fungsi kerja ini dengan aliran dokumen di perusahaan dilaksanakan, kita dapat mengatakan bahawa sistem kerja kantor disebug dan berfungsi seperti yang diperlukan.
Aspek organisasi dan undang-undang
Sebarang dokumen yang mengandungi perincian syarikat dianggap sebagai kertas perniagaan dan, oleh itu, akibat undang-undang ditentukan untuknya, iaitu. dokumen ini sudah dapat dikemukakan di mahkamah ketika menyelesaikan konflik dan percanggahan yang timbul. Oleh itu, pelaksanaan kerja pejabat harus dilakukan berdasarkan dokumen peraturan - arahan yang dikembangkan khas, disahkan oleh perkhidmatan undang-undang dan disetujui oleh ketua perusahaan. Arahan ini bukan hanya manual, tetapi juga dokumen yang wajib dilaksanakan, jadi semua orang yang berminat harus membiasakannya dengan tanda tangan.
Bentuk dokumen, sesuai dengan yang dijalankan oleh perusahaan, mesti diseragamkan. Komposisi butiran yang harus ditunjukkan pada formulir ditentukan sesuai dengan GOST R 6.30-2003 “Sistem dokumentasi terpadu. Sistem penyatuan dokumentasi organisasi dan pentadbiran. Keperluan untuk kertas kerja . Piawaian yang sama juga menetapkan keperluan untuk reka bentuk perniagaan dan dokumentasi pentadbiran.
