Anda sangat memerlukan dokumen, tetapi anda tidak ingat di mana anda meletakkannya? Bawa pesanan untuk kehidupan pejabat anda, susun semuanya dalam folder bernombor - ini akan memudahkan pekerjaan anda.
Kami meletakkan perkara dengan teratur di dalam kertas
Sekiranya terdapat sedikit dokumen dan dokumen tersebut berkaitan dengan satu bidang aplikasi, semuanya perlu diletakkan di satu tempat, lebih baik dalam folder. Tetapi, sebagai peraturan, satu folder tidak mencukupi, harus ada beberapa folder tersebut. Contohnya, folder dengan dokumen penyusun syarikat, surat, kontrak dengan pembekal, dll.
Dengan pengembangan syarikat, jumlah folder bertambah. Anda mungkin tidak memerlukan satu, tetapi beberapa rak untuknya. Kemudian pekerja muncul yang akan mempunyai aliran dokumen dan folder mereka sendiri. Artinya, aturan pesanan pertama adalah pengedaran dokumen ke dalam folder tematik, yang seharusnya ada di rak.
Kini industri menghasilkan dulang mendatar dan menegak. Mereka sangat praktikal, mengambil sedikit ruang, pas di atas meja dan memungkinkan semua dokumen asas dan sering digunakan di tangan, tanpa memerlukan pembelian perabot baru.
Pendaftaran
Sekiranya terdapat banyak dokumen, maka anda boleh membuat daftar khas (jurnal pendaftaran) untuk mereka atau beberapa dokumen. Contohnya, log dokumentasi masuk dan keluar. Mereka mengandungi tarikh pendaftaran dan nombor dokumen masuk (keluar), isi ringkas dan / atau nama dan di mana dokumen tersebut dikirimkan (ke departemen mana, pejabat mana yang diserahkan, di folder mana ia ditempatkan, dll.).
Untuk sebahagian atau semua folder, jika terdapat banyak dokumen dan banyak folder serupa (dalam maksudnya), anda mungkin memerlukan daftar dokumen di setiap folder, iaitu senarai dari mereka, yang bersarang atau entah bagaimana dilampirkan di tengah folder. Setiap dokumen boleh diberi nombor (jika tidak ada sebelumnya) atau memberikannya sendiri. Maka anda tidak perlu membalikkan semua dokumen, tetapi hanya melihat senarai mereka, dan kemudian ambil nombor yang diperlukan.
Letakkan dokumen di folder, dulang dan rak yang sesuai, mulakan tepat pada masanya, dan anda akan dapati semuanya dengan cepat dan mudah.
Menjaga tempat kerja dengan kemas
Tempat kerja mesti dijaga dengan teratur. Cuba membersihkan meja anda setiap hari atau sekurang-kurangnya sekali setiap beberapa hari. Anda boleh meninggalkan dokumen yang diperlukan di atas meja, meletakkan selebihnya di folder, di dulang dan rak, dan jika anda mengambilnya dari seseorang, kemudian kembalikan. Hanya jika anda memberikannya, lebih baik anda ingat siapa atau bahkan menuliskannya.
Dan akhirnya. Seseorang yang dokumennya sentiasa ada, mudah dijumpai dan dibawa tepat pada waktunya, sentiasa berkomunikasi dengan pihak berkuasa. Kami doakan anda dengan sepenuh hati.
