Sebilangan besar organisasi mempunyai dokumen yang disimpan selama beberapa dekad. Untuk mengelakkan sekuriti anda hilang atau berkerut, masukkan ke dalam folder plastik atau papan keras. Sebelum melakukan ini, pastikan untuk memberikan nombornya sendiri untuk setiap kontrak. Ini akan memudahkan untuk mencarinya apabila diperlukan.
Arahan
Langkah 1
Untuk mencari kontrak yang tepat, buat buku perakaunan. Ambil buku nota tebal. Nomborkan helaian pertama. Berikan nombor keselamatan dan tuliskan dalam jurnal ini. Nombor tersebut hanya boleh terdiri daripada nombor, misalnya 345. Atau mempunyai huruf - 123-ID. Sebagai tambahan, masukkan tarikh kontrak dimeterai. Garis dalam jurnal akan kelihatan seperti ini: 1. No. Kontrak 345-Id bertarikh 2011-23-03. Dalam nota, nyatakan inti pati transaksi, jika diperlukan oleh gaya dokumentasi korporat.
Langkah 2
Apabila terdapat lebih daripada satu entiti undang-undang dalam organisasi, sediakan jurnal kontrak mereka masing-masing. Gunakan simbol konvensional untuk sebutan. Contohnya, tuliskan dokumen LLC "Three Bears" sebagai 456-TM. Dan tandakan kontrak dari OJSC "Wolf and Little Red Riding Hood" 876-VKSH. Angka-angka harus dimasukkan ke dalam buku nota agar tidak timbul kekeliruan.
Langkah 3
Walaupun setiap bahagian syarikat terlibat dalam pelaksanaan dan persetujuan dokumen, harus ada satu buku perakaunan kontrak. Jika tidak, jumlah dokumen akan diulang, yang akan menimbulkan perselisihan dalam aktiviti syarikat. Arahkan setiausaha atau pengurus pejabat untuk menyimpan jurnal ini. Jangan beri pekerja tanda atau tandatangan dengan CEO sehingga nombor pengenalan diberikan kepadanya.
