Petikan dari protokol adalah atribut yang sangat diperlukan dari aliran kerja organisasi mana pun. Mempunyai kekuatan undang-undang yang serupa dengan dokumen asal, petikan mesti mengandungi semua butiran yang diperlukan. Dalam menyediakan dokumen yang berkaitan, perhatian harus diberikan kepada perincian.
Sebagai peraturan, syarat-syarat pelaksanaan ekstrak dari menit ditetapkan di setiap perusahaan sesuai dengan peraturan dalaman perolehan perniagaan. Namun, ada norma yang diterima umum untuk bagaimana dokumen ini harus dibuat.
Petikan dari minit adalah salinan tepat teks dokumen asal mengenai masalah tertentu. Oleh itu, petikan dari minit mesyuarat mesti mengandungi nama badan pengelola, yang mesyuaratnya direkodkan. Sebagai peraturan, maklumat ini ditunjukkan dalam judul dokumen. Di sini jenis dokumen "Protokol" diubah menjadi "Ekstrak dari Protokol". Dalam beberapa kes, prasasti "Pernyataan" diberikan di sudut kanan atas dokumen.
Sebagai tambahan, untuk mengekalkan kekuatan hukum yang asli, petikan dari protokol mesti mengandungi maklumat:
- tarikh, tempat dan masa mesyuarat;
- maklumat mengenai kehadiran kuorum untuk membuat keputusan;
- maklumat mengenai orang yang menjalankan fungsi pegawai pengetua;
- maklumat mengenai orang yang menjalankan fungsi setiausaha.
Agenda perjumpaan dikurangkan menjadi isu tertentu yang sedang disediakan ekstraknya. Begitu juga, semua serpihan yang berkaitan dengan perbincangan mengenai isu pihak ketiga tidak termasuk dalam dokumen.
Pertimbangan mengenai isu dalam agenda, di mana ekstrak sedang disiapkan, diberikan tepat dengan nomor seri, kata-kata, perjalanan perbincangan dan keputusan yang diambil.
Pada akhirnya, petikan ditandatangani oleh pegawai pengetua dan diperakui oleh meterai. Ini diikuti oleh syarat yang mengesahkan kesahihannya "Pernyataan itu betul" ("Betul") dan tanda tangan setiausaha dengan penyahsulitan dimasukkan.
Ekstrak asal dari minit diberi nombor, dijahit dan diperakui oleh meterai dan tandatangan orang yang diberi kuasa.
