Dokumen yang memasuki organisasi adalah tertakluk kepada perakaunan. Biasanya mendaftarkan surat masuk adalah tugas pejabat, tetapi dalam pasukan kecil tanggungjawab ini sering diberikan kepada setiausaha. Kaedah memproses surat-menyurat, sebagai peraturan, dijelaskan secara terperinci dalam arahan dalaman untuk kerja pejabat. Sekiranya tidak ada, semasa memproses dokumen baru, anda perlu mematuhi susunan tindakan tertentu.
Perlu
- - jurnal pendaftaran surat-menyurat masuk;
- - setem "Surat masuk".
Arahan
Langkah 1
Terima dan urutkan surat-menyurat yang masuk. Semua surat perlu dibuka, kecuali huruf yang mempunyai tanda khas, misalnya, "Secara peribadi kepada pengurus" atau "Rahsia", dll. Jangan terburu-buru membuang sampul surat, periksa terlebih dahulu apakah alamat pengembalian ditunjukkan dalam teks. Pendaftaran tidak memerlukan dokumen perakaunan (invois, invois), ucapan selamat, bahan iklan.
Langkah 2
Masukkan maklumat mengenai surat yang diterima dalam log surat-menyurat yang masuk. Ia boleh menjadi elektronik atau tradisional (kertas). Semasa mengisi borang elektronik, ikuti cadangan pembangun program. Sistem komputer memudahkan kerja perkeranian, membantu mencari maklumat yang anda perlukan dengan cepat. Walau bagaimanapun, penyatuan adalah penting bagi mereka, kepatuhan pada peraturan untuk memasukkan maklumat, jika tidak, dokumen tersebut mungkin tersesat di pangkalan data.
Langkah 3
Beli buku log tradisional di rumah percetakan atau susun sendiri di buku nota A4. Keperluan utama untuk itu adalah kemudahan mencari, kejelasan dan ketepatan pengisian. Adalah lebih mudah untuk menyimpan jurnal dalam bentuk jadual dengan lajur berikut: 1. Tarikh pendaftaran. Pertimbangkan surat masuk pada hari penerimaan dan pada waktu malam menyerahkannya kepada pengurus untuk dipertimbangkan, kecuali jika organisasi telah menerapkan prosedur yang berbeza; Nombor pendaftaran. Atribut dokumen ini terdiri dari jumlah kotak-fail "Dokumen masuk" (menurut nomenklatur urusan organisasi yang diluluskan) dan nombor siri (dari awal tahun kalendar) surat yang diterima. Sebagai contoh, "No. 01-12-273", di mana 01-12 adalah nomenklatur nombor kes, 273 adalah nombor unik huruf. Semua surat-menyurat yang diterima didaftarkan sekali, tanpa mengira jumlah salinan yang diterima kemudian, termasuk yang elektronik; 3. Pengarang surat (organisasi, individu), misalnya, "Vstrecha LLC" atau "Pentadbiran wilayah, wakil kepala V. S. Sidorov", dll. 4. Subjek dokumen. Anda boleh mengisi ruangan ini dengan maklumat dari tajuk surat atau merumuskan idea utama secara ringkas setelah membacanya. Tulis sedemikian rupa sehingga kemudian anda dapat dengan mudah mengingat dokumen yang dimaksudkan dan menerangkannya kepada rakan sekerja anda. Contohnya, "Pada akhir kontrak perkhidmatan pengangkutan" atau "Mengenai penyediaan maklumat mengenai cukai pendapatan sebelum 12.12.2011", dan lain-lain; 5. Pelaksana. Isi kotak setelah menerima visa pengurus. Masukkan nama orang yang akan menyediakan jawapan. Perhatikan tarikh akhir di sini. Tandakan atau gariskan tarikh balasan surat mendesak.6. Catatan. Di sini anda dapat membuat catatan mengenai pemenuhan pesanan pengurus, atau menunjukkan adanya lampiran penting pada surat itu, atau menandakan jumlah salinan yang ada di tempat kerja pekerja.
Langkah 4
Lengkapkan jadual mengikut kesesuaian anda. Sebagai contoh, kerana bimbangkan keselamatan dokumen, pilih kotak untuk tandatangan kontraktor semasa menerima surat itu. Namun, jangan terlalu banyak memuatkan jurnal dan diri anda dengan catatan yang terlalu banyak. Dokumen tersebut mengandungi semua maklumat yang diperlukan, borang pendaftaran hanya membantu untuk mengesan tahap pekerjaan di atasnya.
Langkah 5
Letakkan cap khas pada semua huruf, yang menunjukkan jenis surat-menyurat - "Masuk". Cetakan hendaklah di sudut kanan bawah halaman pertama dokumen. Pastikan cetakan tidak bertindih dengan teks. Masukkan nombor siri dan tarikh penerimaan di baris cetakan secara manual.
