Dokumen adalah bahagian yang tidak terpisahkan dari setiap dokumen dalam perusahaan atau organisasi, tidak kira sama ada dokumen peribadi atau awam. Dokumen diisi, disusun, dihantar, diterima, dll. Sekiranya terdapat beberapa dokumen, hanya perlu membuat daftar - ini bukan sahaja memudahkan kerja kerani dan kategori pekerja lain (ahli ekonomi, akauntan, dll), tetapi juga pekerja organisasi lain, jika mereka menerima dokumen yang anda hantar.
Arahan
Langkah 1
Kumpulkan dokumen yang diperlukan dari satu kategori, iaitu dokumen yang berkaitan dengan satu jenis (mengesahkan kos pengeluaran, dokumen penerimaan / penjualan, dll.). Kumpulkan dokumentasi pentadbiran secara berasingan: perintah, perintah, perintah. Urutkan mengikut pengarang (pesanan ketua organisasi, perintah ketua jabatan, dll.).
Langkah 2
Buat folder untuk menyimpan dokumen yang telah disusun dan failkan semuanya mengikut urutan kronologi. Buat inventori setiap folder. Beri mereka nombor inventori.
Langkah 3
Buat jadual berdasarkan dokumen dengan bidang yang sesuai, bahagikan lembaran menjadi lajur dan baris. Tandatangani lajur mengikut tujuan dokumen dan fungsinya. Pada masa yang sama, ingat bahawa daftar mesti mengandungi maklumat yang komprehensif mengenai dokumen, sehingga untuk satu atau lain alasan anda tidak perlu membuka dokumen itu sendiri berulang-ulang dan mempelajarinya untuk satu sebab atau yang lain. Jadi, sebagai contoh, daftar dokumen yang mengesahkan perbelanjaan yang dikeluarkan mesti mengandungi lajur berikut: nombor dokumen, nama, kandungan dokumen, jumlah dan tanda pada pemulangan dokumen.
Langkah 4
Pada gilirannya, daftar dokumen pemegang saham JSC, JSC, dll. mesti memasukkan data yang diperlukan untuk pengenalpastian semua orang yang terdaftar dalam daftar, menetapkan hak mereka untuk saham, atas penerimaan pendapatan dari saham orang yang didaftarkan dalam daftar, pengumpulan data tentang semua pemilik saham, serta maklumat mengenai penerimaan oleh mereka semua jenis pemberitahuan mengenai mesyuarat dan acara lain.
Langkah 5
Anda harus sedar bahawa semasa menyusun daftar dokumen untuk kemudahan dan kelajuan pencarian anda pada masa akan datang, perlu menyimpan semua rekod mengikut urutan kronologi.
Langkah 6
Hanya jika daftar dokumen disusun dengan betul, anda tidak perlu menghabiskan lebih banyak masa untuk mencari, anda dapat dengan cepat dan mudah mencari kertas yang anda perlukan, menghantar permintaan atau pemberitahuan yang diperlukan dan hanya melakukan tugas anda dengan kualiti yang tinggi.
