Banyak organisasi mempunyai syarat yang ketat untuk mengatur dokumen dan membuat arkib. Ini adalah perlu untuk memastikan keselamatan kes-kes dan mengasingkannya dari mata kasar. Mana-mana kerani syarikat mesti dapat mem-flash fail, dan melakukannya dengan tekun dan sangat tepat.
Perlu
- - Deskripsi kerja
- - Alat tulis atau mesin pengikat buku
- - Benang benang atau kuat
- - Jarum jahit
- - Gam alat tulis
- - Kertas putih
- - Gunting
- - Pembaris
- - Pen
- - Seal (lilin pengedap jika perlu)
Arahan
Langkah 1
Anda perlu memusingkan kes mengikut keterangan tugas anda. Walau apa pun, kerja ini di semua syarikat dijalankan mengikut prinsip umum. Pertama, anda perlu nombor setiap dokumen mengikut urutan. Ingatlah untuk mengeluarkan semua klip kertas, staples logam, dan pin keselamatan dari kertas.
Langkah 2
Mulailah menjahit casing sehingga cadar itu dapat dibaca dengan bebas. Untuk melakukan ini, buat empat lubang menegak dengan awalan ulama di tengah-tengah margin kiri dokumen. Jarak antara lubang mestilah sekurang-kurangnya tiga sentimeter. Lebih senang menggunakan mesin desktop khas untuk menjahit dan mengikat dokumen A-4. Dengan pertolongannya, tidak sukar untuk membuat folder yang diperlukan - ia dapat dengan cepat menumpuk setumpuk kertas setebal 10 cm.
Langkah 3
Gunakan jarum jahit khas untuk mengikat dokumen, serta benang bank atau benang nilon yang kuat. Sebagai usaha terakhir, anda boleh melipat utas biasa beberapa kali. Biasanya, dokumen dijahit dua kali berturut-turut supaya kepingan dilampirkan dengan lebih selamat. Perkara ini sangat penting jika kes itu disiapkan untuk arkib abadi.
Langkah 4
Biarkan hujung yang longgar pada benang atau benang kira-kira 6 cm. Mereka perlu ditarik melalui lubang tengah di sisi yang salah dari dokumen terakhir dan diikat dengan ketat pada simpul.
Langkah 5
Lekatkan simpul dan hujung benang dengan bulatan (diameter kira-kira 4 cm) atau segi empat sama (4 kali 5 cm) dengan gam perkeranian. Angka itu mesti dipotong dari kertas putih tebal.
Langkah 6
Letakkan meterai sehingga sebahagiannya tumpang tindih dengan label kertas dan satu pinggirnya bertindih dengan lembaran terakhir sarung yang dilampirkan. Anda juga boleh mengisi tempat ini dengan lilin pengedap.
Langkah 7
Tunggu sehingga gam kering sepenuhnya. Kemudian, tepat di bawah meterai, tunjukkan bilangan helaian dalam fail dan masukkan tandatangan pegawai. Tambahkan surat sokongan dan nyatakan tarikh pengesahan. Salinan dokumen dari beberapa helaian juga diajukan, sementara perlu meletakkan cap dengan tandatangan, tarikh dan tulisan "Salinan itu benar".
Langkah 8
Ikatkan casing untuk penyimpanan sementara ke dalam sampul kertas, dan dokumen untuk arkib kekal menjadi penutup keras. Nyatakan tarikh akhir kes dijahit.
