Peraturan etika perniagaan mengharuskan tidak meninggalkan surat yang tidak dijawab yang diterima daripada rakan sekerja dan rakan kongsi. Peranan khas dalam surat-menyurat rasmi termasuk dalam surat pengesahan. Dokumen ini menetapkan perjanjian awal, fakta penerimaan dan penghantaran maklumat, keinginan untuk mengambil bahagian dalam acara tertentu, dll. Terdapat frasa kunci yang mapan untuk setiap jenis surat pengesahan.
Arahan
Langkah 1
Sediakan borang A4 standard untuk menulis surat pengesahan. Di sudut kiri atas, pastikan anda meletakkan maklumat mengenai organisasi anda: nama penuh, alamat sah dengan poskod, nombor hubungan, nombor pendaftaran negeri utama (OGRN) dan maklumat lain. Di sudut kanan atas, nyatakan data penerima: nama organisasi penerima, kedudukan, nama keluarga dan inisial orang yang dihantar surat pengesahan, alamat surat lengkap.
Langkah 2
Rumuskan tajuk e-mel anda. Ini akan memudahkan penerima mengenalinya dan menjadikannya lebih mudah untuk disusun dalam arkib organisasi anda. Judulnya harus pendek dan informatif, misalnya: "Setelah menerima perjanjian pembekalan dari LLC" NNN "atau" Pada pengesahan kehadiran di seminar 02.02.2002 ". Taipkan tajuk di sebelah kiri di bawah perincian organisasi anda.
Langkah 3
Berangkat 2-3 baris dari tajuk dan taipkan mesej kepada penerima. Gunakan bentuk rasmi alamat rasmi kepada rakan niaga: "Ivan Ivanovich yang terhormat!" atau "Tuan Ivanov yang terhormat!"
Langkah 4
Di bahagian utama surat pengesahan, jelaskan secara ringkas fakta bahawa organisasi anda menerima sebarang dokumen, barang, perkhidmatan dari penerima. Perkataannya harus laconic dan tidak melebihi 1-2 ayat: "AAA LLC mengesahkan penerimaan 2 (dua) salinan perjanjian pembekalan bertarikh 12.02.2011 No. 34".
Langkah 5
Sekiranya surat itu mengesahkan perjanjian yang telah dicapai sebelumnya, anda perlu menerangkan intinya secara ringkas. Sebagai contoh, perbualan dilakukan antara pengarah umum perusahaan, di mana mereka menyatakan niat mereka untuk saling menguntungkan, yang dicapai semasa rundingan pada 29 Januari 2010. Sila kirimkan dokumen yang diperlukan untuk membuat perjanjian.
Langkah 6
Tamatkan surat pengesahan dengan ungkapan yang mengucapkan terima kasih dan harapan untuk kerjasama jangka panjang. Sekiranya perlu, anda juga boleh meminta maklumat atau dokumen tambahan di akhir surat: "Kami mengesahkan penyertaan kami dalam seminar mengenai masalah alam sekitar pada 23 Mei 2008. Kirimkan soal selidik peserta ke alamat kami."
Langkah 7
Cetak surat dalam rangkap dua dan tandatangani dengan ketua organisasi. Anda akan menghantar satu salinan kepada penerima melalui pos, yang kedua - dimasukkan ke dalam arkib anda sendiri untuk penyimpanan.
