Dalam jadual kerja yang sibuk, sukar untuk menghabiskan waktu bukan hanya untuk makan tengah hari, tetapi juga untuk rehat selama lima minit. Bekerja dalam mod kecemasan bukan sahaja menyebabkan keletihan fizikal. Ketidakselesaan psikologi meningkat, yang boleh menyebabkan kemurungan. Itulah sebabnya perlu mengatur hari bekerja dengan cekap agar dapat menjalankan tugas tanpa usaha yang berlebihan.
Matrik Pengurusan Masa - Cara Membinanya
Kaedah yang paling popular untuk mengoptimumkan waktu kerja adalah Eisenhower Matrix. Ini adalah perkara pertama yang diajar untuk membuat latihan pengurusan masa. Dalam jadual empat sel sederhana, tugas ditulis, dibahagikan mengikut keutamaan. Di dataran kiri atas - mendesak dan penting. Ini termasuk penyelesaian saat-saat kerja krisis akut, tugas-tugas mendesak, projek-projek yang tarikh akhirnya semakin hampir. Di kanan atas - perkara penting, tetapi tidak begitu mendesak. Ini merancang projek baru, menilai keberkesanan yang telah siap, tugas seharian semasa, mengenal pasti bidang aktiviti baru. Sel kiri bawah - tugas yang kurang penting, tetapi mendesak. Ini merangkumi perbualan telefon, beberapa pertemuan, pertimbangan bahan mendesak, aktiviti sosial. Dan sel kanan bawah yang terakhir - perkara yang tidak penting dan tidak mendesak. Ini adalah kerja rutin, beberapa panggilan, hiburan.
Hari kerja yang paling berkesan dianggap sebagai hari di mana petak kanan atas diisi maksimum - dengan perkara-perkara yang penting, tetapi tidak mendesak. Ini bermaksud bahawa ada masa untuk menyelesaikan semua tugas yang ditetapkan, semuanya berjalan sesuai dengan rancangan, tidak ada kecemasan yang diramalkan. Sekiranya petak kiri atas penuh, ini bermaksud bahawa banyak tugas ditangguhkan "untuk kemudian", dan sekarang anda harus membersihkan timbunan terkumpul dari perkara-perkara mendesak dan sangat penting. Pada masa yang sama, banyak perkara terkumpul yang penting, tetapi tidak mendesak, yang juga perlu dilakukan, tetapi tidak ada masa untuk ini. Dan setelah selesai darurat, yang berikutnya dibentuk kerana fakta bahawa kes-kes yang tidak mendesak telah lama menghampiri tarikh akhir pelaksanaannya.
Untuk mengelakkan perkembangan peristiwa seperti itu, perlu menyusun matriks Eisenhower secara berkala, dan bukan hanya pada hari kerja. Pengurus yang paling berkesan melakukan ini beberapa kali. Pada akhir bulan - seterusnya, mengedarkan tugas utama ke sel. Pada akhir minggu - yang berikutnya, menyebarkan kerja semasa di dataran dan membuat penyesuaian. Dan sebelum akhir hari bekerja - keesokan harinya, merangka rancangan perkara utama. Pembahagian tanggungjawab seperti ini akan memakan masa lima hingga sepuluh minit, dan membolehkan anda tidak memikirkan apa yang harus dilakukan terlebih dahulu dan yang mana - kemudian.
Kekejangan berterusan - apa yang perlu dilakukan?
Sekiranya keadaan menumpuk dan terkumpul, dan pekerja selama lapan jam tidak cukup untuk melaksanakan semua tugas, perlu dipertimbangkan untuk mewakilkan wewenang. Mungkin terlalu banyak tugas telah ditetapkan yang tidak dapat ditangani oleh seorang pekerja. Keadaan ini wajar dijelaskan kepada pihak pengurusan. Untuk melakukan ini, anda perlu membuat senarai perkara yang mesti dilakukan dengan sub-item - apa yang harus anda lakukan untuk menyelesaikan tugas tersebut. Lebih baik lagi, jadualkan masa yang dihabiskan. Ini dengan jelas akan menunjukkan kepada atasan bahawa tidak realistik untuk mengatasi keseluruhan jumlah pekerjaan untuk satu orang. Dalam kes ini, sebahagian tugas dapat dikeluarkan dari pengurus dan dipindahkan ke pekerja lain.
