Dwight David Eisenhower adalah Presiden Amerika Syarikat ke-34. Dia mempunyai banyak perkara yang harus dilakukan, jadi dia memutuskan untuk membuat sistem perencanaannya sendiri agar dia selalu mengikuti segala hal.
Eisenhower mencadangkan menggunakan matriks keutamaan untuk merancang kes. Ini berdasarkan keutamaan mengikut kriteria kepentingan dan urgensi tugas. Kes dibahagikan kepada empat kategori:
… Ini adalah perkara yang akan terlambat esok. Perkara-perkara ini mesti ditangani tanpa gagal dan pertama sekali. Eisenhower menyiratkan bahawa ruangan ini harus selalu kosong kerana jika anda mempunyai tugas mendesak, anda akan segera menilai kepentingan dan urgensinya serta mula melaksanakannya. Pelbagai keadaan yang tidak dapat diduga, force majeure, lawatan ke doktor, panggilan mendesak boleh dimasukkan di ruangan ini. Anda perlu segera melakukan perkara seperti itu, bawa ke dalam kategori ini secara mental.
… Sebagai peraturan, aktiviti inilah yang paling mempengaruhi produktiviti aktiviti tersebut. Merekalah yang sering ditangguhkan kemudian, itulah sebabnya mereka masuk ke berekor dan pekerjaan terburu-buru dan mereka dapat dipindahkan dengan selamat ke kategori A. Ini adalah kes yang harus segera diselesaikan sekiranya tidak ada kes di lajur 1.
Ini adalah perkara-perkara yang nampaknya mustahil untuk ditolak, tetapi mereka menghabiskan sebahagian besar masa kita, sementara tidak menggerakkan kita ke arah tujuan dan tidak membawa faedah kepada kita. Kes di ruangan ini perlu dikaji dengan teliti. Adakah mereka sepadan dengan masa anda, adakah anda perlu menunaikannya? Eisenhower menasihati anda untuk mencari orang yang dapat menyelesaikan tugas-tugas ini untuk anda dengan kejayaan yang sama atau lebih baik.
… Ini adalah perkara yang paling tidak produktif dilakukan. Duduk di rangkaian sosial, membaca majalah, menonton TV - memerlukan banyak masa, membawa faedah minimum. Sekiranya perkara seperti itu sudah menjadi kebiasaan, anda perlu membuangnya secara beransur-ansur, mengurangkan masa yang diperuntukkan kepada mereka.
Anda akan dapat menyebarkan urusan anda dengan betul dengan mengemukakan soalan: Adakah tugas ini penting? Apa yang berlaku jika anda melakukannya esok? Apa yang berlaku jika anda sama sekali tidak melakukannya? Dengan cara ini, anda boleh memprioritaskan melakukan perkara yang anda perlukan terlebih dahulu dan tidak membuang masa.
