Pendaftaran dokumen adalah proses yang dinyatakan dalam menetapkan bukti kelayakan mengenai dokumen tertentu ketika dikirim, diterima, dibuat. Pada masa ini, jurnal, kad dan bentuk pendaftaran dokumen automatik digunakan.
Pendaftaran dalaman dokumen adalah bahagian yang tidak terpisahkan dari kegiatan mana-mana badan, institusi, organisasi komersial atau pengusaha individu atau negeri. Dalam praktiknya, proses ini bermula untuk memperbaiki maklumat asas mengenai dokumen dalam format khas yang digunakan untuk pendaftaran dalaman.
Dalam kes ini, bukan sahaja dokumen masuk dan keluar biasanya dikenakan pendaftaran dalaman, tetapi juga dokumen yang dibuat dalam organisasi itu sendiri (contohnya, kontrak dengan rakan niaga). Tanggungjawab mendaftarkan dokumen sering diberikan kepada setiausaha atau kerani; dalam organisasi besar, seluruh jabatan dibuat untuk mengoptimumkan proses ini.
Apakah bentuk pendaftaran dokumen dalaman?
Bentuk pendaftaran dalaman dokumen yang paling biasa adalah pendaftaran jurnal. Dalam kes ini, maklumat mengenai dokumen dimasukkan ke dalam jurnal khas, dibahagikan kepada beberapa lajur. Pastikan anda memasukkan data pada tarikh penerimaan, pengiriman atau pembuatan dokumen, nombor pendaftaran, nama, dan keterangan ringkasnya direkodkan.
Bentuk alternatif adalah pendaftaran kad dokumen, di mana maklumat mengenai setiap dokumen dimasukkan ke dalam kad yang terpisah, peraturan untuk mengisi yang disetujui terlebih dahulu. Akhirnya, borang yang paling progresif dianggap sebagai pendaftaran dokumen automatik, yang meminimumkan dokumen.
Apakah bentuk yang paling sesuai untuk organisasi?
Bentuk jurnal pendaftaran dokumen secara efektif dapat digunakan dalam organisasi kecil, di mana satu pakar bertanggungjawab untuk pelaksanaan prosedur yang relevan. Kelemahan borang ini adalah bahawa tidak mungkin beberapa pekerja bekerja secara serentak dalam pendaftaran dokumen, jadi tidak sesuai untuk syarikat besar. Di samping itu, di hadapan beberapa jurnal pendaftaran dokumen (misalnya, di jabatan yang berlainan), kekeliruan sering timbul dengan data pendaftaran mereka.
Kekurangan ini dapat diatasi dengan menggunakan borang kad pendaftaran dalaman, yang membolehkan anda merekod maklumat dengan cepat dan cekap mengenai sebilangan dokumen. Sekiranya tujuan syarikat adalah untuk meminimumkan kertas kerja, maka disarankan untuk menggunakan borang pendaftaran dalaman automatik, yang memerlukan perisian khusus.
